
En una empresa o institución gubernamental o no gubernamental, las relaciones públicas juegan un papel fundamental al establecer un puente entre el público interno y externo. Su objetivo principal es implementar estrategias de comunicación a corto plazo para posicionar eficazmente una marca.
La comunicación a la que ha sido testigo está compuesta por un equipo liderado por un profesional que domina tanto la comunicación estratégica como la comunicación política. Hacer fotografías y realizar entrevistas con criterios que sirvan como vocería son acciones vitales para llevar a cabo campañas de posicionamiento. Estas fotografías deben transmitir emociones.
El equipo de comunicación debe estar conformado por un camarógrafo, un fotógrafo, un periodista, un Community Manager, un diseñador gráfico, un editor de audio y video, una voz en off y, por supuesto, un líder conocedor de comunicación política.
Antes de comenzar, es importante realizar un Entrenamiento de Medios o Media Training. Este entrenamiento consiste en simular una entrevista tipo rueda de prensa, donde se realizan preguntas en abundancia. De esta manera, podemos evaluar el nivel de improvisación del funcionario/a, sus gestos, expresiones y su forma de comunicar. Además, la expresión corporal juega un papel sumamente importante que el equipo de comunicación debe conocer para poder asesorar y construir una estrategia configurada a la realidad de cada contexto.
Es fundamental que cada intervención de una autoridad o funcionario esté respaldada por su equipo de comunicación, que incluya a un camarógrafo y un fotógrafo que, a su vez, actúen como Community Managers para brindar una cobertura en tiempo real en las redes sociales. Durante el entrenamiento de medios, es necesario definir los perfiles más adecuados, cuidando las expresiones tanto en discursos como en entrevistas, y especialmente cuando la autoridad interactúa con la ciudadanía. Es importante que la autoridad dialogue con la gente, y en ese momento, el equipo de comunicación debe capturar las mejores fotografías y videos que muestren expresiones, abrazos, miradas, diálogos y sonrisas con niños, adultos mayores y personas con discapacidad. Se busca transmitir emociones y también aprovechar para recoger opiniones de la ciudadanía, para evaluar la popularidad del funcionario y dirigir la comunicación social hacia una comunicación política efectiva.
Además, es esencial contar con un equipo de avanzada que verifique que todo esté en orden antes de la llegada de la autoridad al evento. Este equipo de comunicación debe preparar los discursos y asegurarse de que la intervención de la autoridad se coloque al final, ya que, en comunicación, lo último es lo que más resuena en la sociedad y se convierte en una comunicación ambiental, es decir, en el boca a boca. También es necesario conocer de antemano el lugar donde se ubicará la autoridad.
En situaciones en las que existen reuniones con un público conflictivo, el equipo de avanzada debe actuar como un equipo de inteligencia. Deben estar familiarizados con el tema a tratar y las intenciones de aquellos que solicitan dicha reunión. El equipo debe determinar si la autoridad debe asistir o enviar un delegado, ya que no se puede exponer a la autoridad a este tipo de encuentros donde el único objetivo es dañar su imagen.
Cuando se realiza un recorrido de obras, es igualmente importante que la autoridad esté acompañada por su equipo de comunicación y su equipo de trabajo. La autoridad nunca debe ir sola, ya que esto puede demostrar debilidad. Además, es esencial contar con elementos como cascos y planos para que el equipo de comunicación pueda visualizar las acciones donde la autoridad constata el avance y la correcta ejecución de las obras según la planificación.
Durante estas coberturas en el territorio, se deben cuidar mucho los detalles. Las expresiones corporales de la autoridad y del equipo deben ser tenidas en cuenta, especialmente en condiciones climáticas adversas como el sol o la lluvia. También es importante incluir a la comunidad y a los líderes barriales en estas coberturas, para que se sientan involucrados y puedan expresar sus opiniones.
Antes de la inauguración de la obra, es recomendable realizar un recorrido. En el caso de obras de infraestructura básica, este recorrido debe llevarse a cabo durante la misma construcción, ya que una vez finalizadas, estas obras quedan enterradas y se vuelven invisibles ante la mirada social. Obras como alcantarillados, agua potable y alcantarillado pluvial son fundamentales para la salubridad de la ciudadanía, por lo que es importante resaltar su importancia mediante una cobertura adecuada.
Es primordial brindar información oportuna e inmediata sobre las actividades de las autoridades. En lugar de contratar publicidad en medios de comunicación, es preferible elaborar información de calidad y de interés. El objetivo es captar la atención de estos medios para que compartan la información, ya sea en forma de un boletín de prensa o un reportaje. La clave para lograr esto está en ofrecer contenido relevante y atractivo, acompañado de buenas fotografías de calidad.
Ejemplo de comunicado de prensa:
COMUNICADO DE PRENSA
Para publicación inmediata
Fecha: [Fecha de publicación]
[Nombre de la autoridad]
[Posición de la autoridad]
[Nombre de la institución]
[Ubicación]
[Información relevante y de interés sobre la obra o proyecto]
[Fotografías de alta calidad adjuntas]
[Información de contacto para consultas adicionales]
Fin del comunicado de prensa.
Ejemplo de reportaje:
Título: [Título llamativo y descriptivo]
Fecha: [Fecha de publicación]
[Texto introductorio que capte la atención del lector]
[Desarrollo del reportaje con información relevante y detalles interesantes sobre la obra o proyecto]
[Fotografías de alta calidad que ilustren el reportaje]
[Opiniones de la comunidad y líderes barriales]
[Conclusión y llamado a la acción]
[Información de contacto para consultas adicionales]
Fin del reportaje.
En resumen, es esencial contar con un equipo de comunicación durante los recorridos de obras, para asegurar una adecuada cobertura y comunicación de las actividades de las autoridades. Se debe prestar atención a los detalles, incluyendo a la comunidad y líderes barriales, y brindando información de calidad y de interés para captar la atención de los medios de comunicación.
Cuando se trata de publicar en diferentes medios de comunicación, es importante tener en cuenta que cada audiencia es diferente. Por ejemplo, en Facebook, se recomienda publicar un máximo de 10 fotografías con un título que redireccione a un contenido más detallado en un sitio web. En Twitter, debido a la limitación de caracteres, se sugiere incluir hasta 4 fotografías y acompañarlas con un enlace a la nota completa. Es indispensable utilizar hashtags (#) y etiquetas (@) para aumentar la visibilidad de las publicaciones.
En el caso de notas audiovisuales, es crucial captar la atención del televidente en los primeros 3 segundos, ya que esto puede determinar si la nota se vuelve tendencia o no.
En cuanto a los boletines de prensa, la introducción (lead) es fundamental, al igual que la transcripción de las expresiones de las autoridades y los criterios de la comunidad, que se pueden convertir en vocería. Es recomendable contar con una base de datos de periodistas y medios de comunicación a quienes se propongan el boletín. En el caso de envío de correos masivos, se debe utilizar la opción de copia oculta para preservar la privacidad de los destinatarios. En cuanto a las fotografías, se recomienda enviarlas en formato JPG, con una resolución de 1000px a 2000px. Si se incluyen audios, como en el caso de medios de comunicación radiales, se puede enviar un extracto de las expresiones de los actores que generan la noticia. En casos particulares, se pueden enviar notas completas con listas de emergencia para descargar y reproducir.
Es importante adaptar a las características y requisitos de cada medio de comunicación para maximizar el impacto de la información que se desea difundir.
El monitoreo de medios es una estrategia importante en las actividades del equipo de comunicación. Su finalidad es conocer la opinión ciudadana, los requisitos de obras y, en casos puntuales, brindar réplicas o aclaraciones cuando la información es tergiversada o no se presenta con claridad, especialmente cuando esto es impulsado por grupos políticos que utilizan el sensacionalismo como estrategia para captar audiencia.
En cuanto a los medios sociales, han ganado terreno como herramientas de comunicación. En el caso de Facebook, es importante apuntar al posicionamiento de una página de fans (FANPAGE). El nombre, encabezado y foto de perfil deben estar bien definidos y alineados con los objetivos planteados. En esta plataforma, se recomienda publicar poco texto y no saturar con demasiadas fotos. Es conveniente incluir un enlace que redirija al boletín de prensa completo. Los usuarios de Facebook suelen preferir un contenido conciso y visualmente atractivo, por lo que se debe cuidar la ortografía, gramática y redacción. Aunque se pueden editar las publicaciones, en Twitter, si algo sale mal, la única opción es borrar el tweet. En esta red, es importante utilizar hashtags (#) y etiquetas (@). Se pueden incluir hasta cuatro fotografías, que pueden ser tomadas con el celular. En el caso de los enlaces, se pueden cortar utilizando servicios comohttps://goo.gl/ .
Es fundamental adaptarse a las características y preferencias de cada plataforma de medios sociales para lograr una comunicación efectiva y alcanzar los objetivos planteados.
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